Tämä juttu on kolmas osa ”Tekijät turvallisuustyön takana” -sarjaa, jossa esittelemme ammattiryhmittäin finnpilotilaisia ja heidän arkeaan. Sarjassa on aiemmin haastateltu luotsinvälityksen vuoroesimies Pauli Ruohosta (lue juttu >>) sekä kutterinhoitaja Joni Kaarelaa (lue juttu >>).
Kymmenisen vuotta Finnpilotin talousyksikössä työskennelleet talousassistentit Kirsi Luotonen ja Susan Ylänne huolehtivat Finnpilotin osto- ja myyntilaskutuksesta. He ovat myös osaltaan yksi tärkeä osa koko luotsausprosessia. Jotta yrityksen rahavirrat pysyisivät tasaisena ja kassatilanne tasapainoisena, tulee myös luotsauslaskutuksen niin kuin muunkin laskutuksen toimia ajantasaisesti. Ensiarvoisen tärkeän rahaliikenteen seurannan lisäksi he tuottavat työllään johdolle tärkeää taloudellista tietoa päätösten teon pohjaksi.
Itse laskutuksen perustehtävä ei juurikaan ole ajan myötä muuttunut. Työskentelytavat ovat sen sijaan muuttuneet paljonkin ja muuttuvat yhä edelleen. Yksi merkittävä muutos on ollut siirtyminen digitaalisempaan työskentelyyn järjestelmien osalta ja siirtyminen sähköiseen laskutukseen. Tässä mielessä kehitys siis seuraa muuallakin Finnpilotissa läpikäytyä kehitystä, jossa uusien järjestelmien käyttöönotosta on tullut osa arkea. Kirsi ja Susan kokevat digitaalisen kehityksen positiivisena:
– Uudet järjestelmät ovat tuoneet omat haasteensa, mutta ennen kaikkea niistä on ollut valtavasti hyötyä ja olemme voineet siirtyä paperittomampaan aikakauteen ja tiedonsiirto on samalla nopeutunut. Silti, vaikka digitaaliset välineet ovatkin talousyksikön työssä tärkeässä asemassa, on yhteistyö ihmisten kanssa kaiken A ja O. Tiivis vuorovaikutus niin finnpilotilaisten kuin asiakkaiden kanssakin auttaa meitä työssämme huomattavasti, kertovat Susan ja Kirsi.
– Työssämme meillä on mahdollisuus vaikuttaa omaan työskentelytapaamme ja toimia siten itseohjautuvasti. Samalla tehtävien kannalta on tärkeää pitää ammattitaitoa yllä muun muassa muuttuvan lainsäädännön osalta: talouden tehtäviä säätelevät viime kädessä lait ja asetukset. Osakeyhtiönä ja valtion erityistehtäväyhtiönä meiltä edellytetään paljon asioita tällä saralla. Lisäksi meidän on tietenkin tunnettava hyvin Finnpilotin palveluehdot, joita sovellamme työssämme.
Susanin ja Kirsin työpäivät alkavat pääsääntöisesti ostolaskujen tarkastamisen, tiliöinnin ja niiden kierrättämisen parissa. On erittäin tärkeää saada laskut hyvissä ajoin eteenpäin, jotta ne saadaan kierrosta hyväksyttyinä ennen eräpäivää ja maksut eräpäivän mukaisesti maksuun.
Talousyksikössä tehdään päivittäin paljon yhteistyötä etenkin yksikön eri henkilöiden välillä, jotta kaikki sujuisi jouhevasti. Nyt poikkeusaikana tosin yhteydenpito tapahtuu pääosin Teams-sovelluksen välityksellä, mutta asiat ovat hoituneet näinkin varsin mainiosti. Ostolaskujen kiertoa seurataan päivän mittaan, jotta päästään tarttumaan nopeasti mahdollisiin virheisiin ja mahdollisesti tehtäviin korjauksiin. Työskentely vaatii tekijöiltään erityistä tarkkuutta.
Toinen päivittäinen rutiini on luotsauslaskutuksen pyörittäminen. Laskutus toimii osana luotsauksen palveluprosessia, joka alkaa luotsauksesta ja päättyy laskutukseen. Sekä yhtiöllä että asiakkaalla on odotuksia nopeasta laskutusprosessista. Saatavat pyritään kotiuttamaan mahdollisimman nopeasti toteutuneen luotsauksen jälkeen. Luotsauksen jälkeen luotsi hyväksyy luotsauksen ja tämän jälkeen tieto siirtyy laskutukseen. Kirsi ja Susan tarkistavat, että laskutuksessa on oikeat ja tarvittavat tiedot ennen varsinaista laskutusta.
– Näissä tehtävissä tarvitaan välillä jonkin verran selvittelytyötä ja yhteistyötä tehdään niin luotsinvälityksen, luotsin kuin asiakkaankin kanssa. Yhteydenpitoa puolin ja toisin saattaa olla paljonkin esimerkiksi liittyen asiakkailta tulleisiin palautteisiin.
Maksuliikennettä samoin kuin perintää ja asiakkaiden luottokelpoisuutta seurataan säännöllisesti yhteistyössä Intrumin kanssa. Perintää ja asiakkaiden luottokelpoisuutta hoitaa Susan pääsääntöisesti viikoittain lähettämällä tarvittaessa maksuhuomautuksia ja seuraamalla Intrumin kautta asiakkaiden luottokelpoisuutta ja maksukäyttäytymistä.
Näiden päivittäisten rutiinitöiden ohella on kuukausittain toistuvia kuunvaihdetöitä. Näiden tehtävien hoito vaatii suunnitelmallisuutta. Asiat tulee hoitaa sovitussa aikataulussa. Kulukirjausten tarkastaminen ja siirtäminen kirjanpitoon tapahtuu pari kertaa kuukaudessa. Ostot ja myynnit on saatava kirjanpitoon oikeille tileille ja kohdistettua oikealle kuukaudelle ennen kuin varsinaista kuukautta päästään sulkemaan ostojen ja myyntien osalta kirjapidossa ja aloittamaan muita kuukauden sulkemiseen ja kirjanpitoon liittyviä kuukaudenvaihteen töitä.
Kirsi ja Susan haluavat korostaa vielä kerran yhteistyön ja työyhteisön merkitystä. Vaikka itsenäistä työtä tehdään paljon, työn sujuvuuden takaavat ihmiskontaktit ja informaation mutkaton kulku eri yksiköiden ja toimintojen välillä. Finnpilot on työyhteisö, jonka kaikki eri yksiköt tukevat toisiaan ja ovat siksi kaikki tärkeitä.
– Meille tärkeää on kannustava työyhteisö. Hyvässä työyhteisössä osoitetaan luottamusta jokaista työntekijää kohtaan sekä arvostusta tämän työpanokseen. Omassa työyksikössämme olemme kokeneet, että hankalistakin asioista voidaan aina puhua avoimesti ja kehittää yhdessä ratkaisuja mahdollisiin ongelmiin ja epäkohtiin. Koronan myötä etätyössä suorat ihmiskontaktit ovat jääneet melkein kokonaan, mikä on todella ikävää. Digitaaliset alustat mahdollistavat yhteydenpidon, mutta eivät korvaa kasvokkain kohtaamisia. Kaipaamme jo aitoa ja inhimillistä vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyden tuntua. Sitä saamme ehkä vielä jonkin aikaa odottaa…
Iso kiitos vielä Susan ja Kirsi, kun kerroitte työstänne!
