Tämä juttu on neljäs osa ”Tekijät turvallisuustyön takana” -sarjaa, jossa esittelemme ammattiryhmittäin finnpilotilaisia ja heidän arkeaan. Sarjassa on aiemmin haastateltu luotsinvälityksen vuoroesimies Pauli Ruohosta (lue juttu >>) , kutterinhoitaja Joni Kaarelaa (lue juttu >>) sekä Finnpilotin talousyksikön asiantuntijoita (lue juttu >>).
Palkkioiden maksu, vuosilomien seuranta, palkasta pidätykset, työkykyyn ja työhyvinvointiin liittyvät asiat, vakuutukset, palkkojen täsmäytykset, HR-järjestelmän ylläpito – muun muassa näistä tehtävistä koostuu Finnpilotin HR-yksikön arki. Henkilöstöyksikkö kulkee finnpilotilaisen tukena ja taustatiiminä koko työsuhteen ajan, aina rekrytoinnista työpaikan vaihtoon tai eläkkeelle jäämiseen asti. Matkan varrella työntekijä saa tukea niin työsuhdeasioissa, palkanmaksuasioissa kuin terveyden ja hyvinvoinnin tuen asioissakin.
Henkilöstöyksikön tehtävät pohjautuvat lainsäädäntöön sekä nojaavat Finnpilotin henkilöstöpolitiikkaan ja yrityskulttuuriin. Henkilöstöyksikön väki haluaa varmistaa, että jokainen talossa työskentelevä ammattilainen voi keskittyä parhaansa mukaan omaan tehtäväänsä. Tiivistä yhteistyötä keskenään ja muun henkilöstön kanssa tekevän tiimin muodostavat henkilöstövastaava Anne Jänisvaara, palkka-asiantuntijat Marja-Liisa Kokkoniemi ja Susanna Auvinen, assistentti Susanna Savolainen sekä henkilöstö- ja lakiasiainjohtaja Olli Nurminen.
Luotsit ja kutterinhoitajat työskentelevät fyysisesti rankoissa olosuhteissa ja työurat ovat usein pitkiä. Henkilöstön työkyvyn ja työhyvinvoinnin tukeminen ovatkin tärkeä osa henkilöstöyksikön tehtäviä ja Finnpilotin vastuullisuustyötä. Työhyvinvoinnin kehittymistä seurataan muun muassa vuosittain toteutettavalla henkilöstötutkimuksella. Työkyvyn ylläpitoon sisältyy niin työterveyshuoltoa, kuntouttavaa toimintaa, kehityskeskusteluissa nousseiden asioiden seurantaa kuin henkilöstön kuunteluakin. Tärkeää on yhteistyö: vain aktiivisella yhteispelillä voidaan oikeasti kehittää työhyvinvointia.
”Kaiken perusta työssämme on ihmisten kohtaaminen ja ohjeistaminen sekä esihenkilöiden opastus ja tukeminen, ihan johtoa myöten”, kertoo Finnpilotin henkilöstövastaava Anne Jänisvaara. Annen tehtäväkenttään kuuluvat muun muassa työterveyshuollon yhteyshenkilönä toimiminen ja erilaiset työkykyyn sekä kuntoutukseen liittyvät asiat. Erityisen tärkeää on jatkuvan yhteyden pitäminen yhteistyötahoihin kuten työterveyshuoltoon ja vakuutusyhtiöihin. Yhteistyötä tehdään erilaisissa työryhmissä niin talon sisäisten kuin ulkoistenkin toimijoiden kanssa.
”Tärkein tavoitteemme henkilöstöyksikössä on, että henkilöstö kykenee tekemään työnsä mahdollisimman hyvin. Meidän yksiköllemme on tärkeää, että meihin luotetaan vaikeissakin asioissa”, Anne kiteyttää.
Annen kokemus luotsaustoiminnan henkilöstöhallinnon tehtävistä on pitkä. Finnpilotin tukitoiminnoissa on tapahtunut valtavasti muutoksia vuosien varrella perustehtävän eli luotsauksen pysyessä pääosin samana. Muutoksia on tapahtunut niin järjestelmissä kuin työskentelyn tavoissakin, mutta suurin muutos on tapahtunut koko tekemisen kulttuurissa: ”Näen, että esihenkilötyö on kehittynyt valtavasti. Esihenkilöt ottavat aiempaa enemmän vastuuta ja henkilöstö puhuu avoimemmin esihenkilöille asioistaan. Henkilöstötutkimusten ja kehityskeskusteluiden antamat mahdollisuudet ymmärretään entistä paremmin. Toivottavasti tämä hieno kehitys jatkuu tulevaisuudessakin”, Anne toteaa.
Korona-aika vaikutti työntekoon niin Finnpilotin hallinnossa kuin luotsiasemillakin. Kaikille uudessa tilanteessa vaadittiin jatkuvaa ohjeistusten ylläpitoa ja esihenkilöiden tukena toimimista. Koronatoimissa panostettiin ennaltaehkäisevään toimintaan, jotta luotsausten saatavuus ja asemien toimintavarmuus pystyttäisiin varmistamaan myös pandemia-aikana. Koronan aiheuttamat toimenpiteet näkyivät ja näkyvät edelleen merkittävästi henkilöstöyksikön arjessa ja ajankäytössä.
Pahimman pandemiatilanteen laannuttua henkilöstöyksikössä, kuten muuallakin Finnpilotin hallinnossa, ollaan uudenlaisen tilanteen äärellä. Uusien toimitilojen ja toimintamallin myötä loikka kohti digitaalista maailmaa on edennyt harppauksin. Paperiarkistoja muutetaan sähköiseen muotoon ja töitä tehdään milloin toimistolla, milloin etänä. Hybridimallin myötä yhteydenpidossa ja viestinnässä on ollut kaikille paljon uutta opittavaa.
Henkilöstöyksikkö on kooltaan pieni ja työtehtäviä on opeteltu ristiin, jotta työt pysyisivät käynnissä myös silloin, jos joku yksiköstä on poissa rivistä. Säännölliset rutiiniasiat on pidettävä pyörimässä kuukaudesta toiseen, mutta myös kehitystoimiin on löydyttävä aikaa. Erityisen suuri puristus on ollut uuden henkilöstöjärjestelmän keväällä 2021 alkanut käyttöönotto. Hanke on ollut aikaa vievä ja sen jatkojalostaminen jatkuu edelleen. Entistä tärkeämpää on myös henkilöstöhallinnon ajankohtaisista asioista viestiminen ja yhä suuremman tietomäärän hallinta.
Tavalliselle työntekijälle palkka-asiantuntijoiden tekemä taustatyö on varsin näkymätöntä. Palkkapäivänä rahat tulevat tilille – palkanlaskennan hommat on siis hoidettu! Palkanlaskennassa huomioon otettavia yksityiskohtia on kuitenkin paljon ja tarkkuus tässä kaikessa on tärkeässä roolissa. Myös luotsausalan työehtosopimus ja sen tulkinnat tuovat oman haasteensa palkanlaskennan töihin.
Tärkeintä palkanlaskennan töissä on tarkkuuden lisäksi täsmällisyys, tasapuolisuus ja yhdenvertaisuus. Toimintatapoja on kehitettävä yksikössä jatkuvasti niin, että poikkeustilanteessakin selvitään. Palkkojen on ilmestyttävä tilille määräpäivänä, vaikka yksi tekijä putoaisikin hetkeksi remmistä pois. Kommunikoinnin on siis sujuttava yksikön sisällä ja ajantasaisen tiedon saaminen on erityisen tärkeää. Tiedon on löydyttävä helposti, ohjeistuksia ja tulkintoja laaditaan ja niihin palataan säännöllisesti.
”Aloittaessani työt vuonna 2005 Finnpilotissa yksikkömme työt hoidettiin monilta osin eri tavalla kuin nyt. Erityisen suuri harppaus työn tekemisessä on tapahtunut uusien järjestelmien myötä. Työskentelytavat ovat jatkuvassa kehitystilassa ja uuden opettelu ei tunnu loppuvan. Digitalisaation lisäksi meillä on tekemisen kulttuuri muuttunut. Työntekijät ovat entistä vahvemmin kehittämisessä mukana”, kertoo palkka-asiantuntija Marja-Liisa Kokkoniemi.
Palkka-asiantuntija Susanna Auvinen hyppäsi henkilöstöyksikön matkaan pahimpaan korona-aikaan syksyllä 2020. Perehtyminen uusiin tehtäviin tapahtui hyvin pitkälti etäyhteyksin. ”Perehtyminen ja perehdyttäminen poikkeusoloissa vaativat puolin ja toisin joustoa ja ymmärrystä. Perinteinen käsi kädessä -opettelu jäi lähestulkoon kokonaan pois. Monet asiat olisi helpompi hoitaa ihan kasvotusten. Oma-aloitteisuus on ollut avainasemassa”, kertoo Susanna tuntemuksistaan. Myös Susanna toteaa, että palkkahallinnon tehtäviin sisältyy paljon sellaista tekemistä, jotka eivät talon sisälläkään näy. Taustatyötä tehdään paljon ja esimerkiksi TES-osaamista vaaditaan, kun tehdään tulkintoja erilaisiin tapauksiin. ”Nykyisin palkka-asiantuntijan rooli vaatii myös käytössä olevien järjestelmien läpikotaista tuntemista. Välillä niiden kanssa onkin paljon säätämistä, mutta toistaiseksi kärryillä on pysytty”, kertoo Susanna.
”Korona-aika on aiheuttanut sen, että luotsaushenkilöstön kohtaamisia on ollut hyvin vähän. Palkka-asiantuntijallekin olisi erittäin tervetullutta tutustua vielä paremmin itse luotsaustoimintaan ja asemien henkilöstöön. Toivottavasti pääsemme pian palaamaan kasvokkain kohtaamisiin!”, hän lisää.
Pyysimme Marja-Liisa Kokkoniemeä kertomaan palkka-asiantuntijan normaalista päivän kulusta. ”Palkka-asiantuntijan normipäivää ei taida olla olemassakaan”, toteaa Marja-Liisa Kokkoniemi. ”Työskentely toki rakentuu säännöllisten rutiinitehtävien ympärille, mutta päivän kulkua ei aamulla vielä voi ennustaa. Yhteydenottoja niin henkilöstöltä kuin ulkoisiltakin toimijoilta saattaa sisältyä päivään paljonkin.”
Marja-Liisan päivä käynnistyy Finnpilotin sisäisen henkilöstöjärjestelmän parissa. Järjestelmään viedään uudet palvelussuhteet ja tiedot uusista henkilöistä. Palkka-asiantuntija tarkistaa päivittäin, että tiedon siirto henkilöstöjärjestelmästä palkkaohjelmaan on sujunut virheettömästi.
Aikaa vievintä ja tärkeintä on vuorovaikutus ja asioista viestiminen. Päivän mittaan sähköposti viuhuu, Teams kilahtelee ja puhelin pirisee, kun palkanlaskennasta ollaan yhteyksissä omaan väkeen ja yhteistyötahoihin. Tiimin kokoontumiselle otetaan aikaa vähintään kerran viikossa henkilöstöyksikön viikkopalaverin muodossa.
Loppupäivä kuluu palkka-ajoihin liittyvillä tehtävillä. Ennen varsinaisia palkka-ajoja palkka-asiantuntijat muun muassa tarkastavat työaikoja, vievät erilaisia palkanlisiä palkkoihin sekä syöttävät verokorttitietoja järjestelmiin. Lisäksi seurataan poissaoloja ja lomatietoja sekä tarkastetaan matkalaskuja. Palkka-ajojen jälkeen aika kuluu kuunvaihteen töissä, joihin sisältyy muun muassa raportointia talousyksikölle.
Kiitos vielä henkilöstöyksikön väelle juttutuokiosta ja avartavasta katsauksesta yksikön arkeen!
